邮件合并是一种高效的文档处理技术，可以将数据源中的信息批量填充到模板中，生成个性化的文档。以下是邮件合并的基本步骤：

步骤一：准备数据源

首先，需要准备一个数据源文件，通常为Excel表格或CSV文件。这个文件包含了所有需要合并的信息，如收件人姓名、地址、联系方式等。确保数据格式正确且无误。

步骤二：创建主文档

打开文字处理软件（如Microsoft Word），创建一个新的文档作为主文档。在这个文档中编写通用内容，并在需要插入个性化信息的地方插入占位符。例如，在收件人姓名的位置插入“«姓名»”这样的占位符。

步骤三：执行邮件合并

1. 在Word中选择“邮件”选项卡，点击“开始邮件合并”按钮。

2. 选择文档类型（如信函或电子邮件）。

3. 点击“选择收件人”，然后从现有的列表中选择数据源文件，或者直接连接到数据库。

步骤四：插入合并字段

1. 在主文档中定位到需要插入个性化信息的地方。

2. 点击“插入合并字段”，从下拉菜单中选择相应的字段。

3. 重复此过程直到所有需要个性化的地方都被设置好。

步骤五：预览和完成

1. 点击“预览结果”查看最终效果。

2. 根据预览调整任何不准确的内容。

3. 最后点击“完成并合并”，选择是要打印还是发送电子邮件。

通过以上步骤，您可以快速高效地完成大批量个性化文档的制作。这种方法特别适用于邀请函、通知函、账单等多种场景的应用。